Ako poslať hromadný mail?

Pred odosielaním musíte získať súhlas každého jednotlivca

Vždy, keď zhromažďujete e-mailovú adresu, meno, adresu bydliska, telefónne číslo alebo IP adresu, získavate niečie osobné údaje. Ak sa niektorá z týchto osôb nachádza v EÚ, musíte dodržiavať tieto pravidlá. Je veľmi dôležité si uvedomiť, že zber osobných údajov musí byť v súlade s platnými zákonnými predpismi, ako je napríklad Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). To znamená, že by ste mali získať súhlas každého jednotlivca, ktorého emailovú adresu plánujete použiť na posielanie hromadných emailov. Vaše kontaktné formuláre na webovej stránke by mali byť jasne navrhnuté a obsahovať odkaz na vaše zásady ochrany osobných údajov a informácie o tom, ako bude emailová adresa použitá.

Práva používateľov, ktoré je potrebné dodržať

Používatelia v EÚ majú preto niekoľko práv, ktoré im pomáhajú získať väčšiu kontrolu nad vlastnými údajmi. Tu sú najdôležitejšie práva používateľov, ktoré sa vzťahujú na e-mailový marketing:

• Právo na vymazanie - Právo na vymazanie je jedno z práv ustanovených v GDPR. Umožňuje jednotlivcom požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, ako napríklad, že osobné údaje už nie sú potrebné pre účely, pre ktoré boli zhromaždené alebo spracované. Prevádzkovateľ spracúvania je povinný vymazať osobné údaje bez zbytočného odkladu a informovať o tom aj iných prevádzkovateľov, ktorí tieto údaje spracúvajú. Avšak, právo na vymazanie nie je absolútne a môže existovať niekoľko výnimiek.
• Právo na prístup - Podľa GDPR môžu jednotlivci požiadať o potvrdenie, či sa ich osobné údaje spracúvajú, a v prípade, že áno, majú právo získať prístup k týmto údajom. Prevádzkovateľ musí poskytnúť jednotlivcovi kópiu osobných údajov, ktoré spracúva, a informácie o účele spracúvania, kategóriách osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým boli alebo budú zverejnené osobné údaje, a dobu uchovávania osobných údajov.
• Oznámenie o porušení - Toto oznámenie sa týka situácií, kedy došlo k neoprávnenej alebo nezákonnej úniku osobných údajov, ktoré sú pod správou prevádzkovateľa. Podľa GDPR, prevádzkovateľ spracúvania musí v prípade porušenia osobných údajov, ktoré by mohlo ohroziť práva a slobody jednotlivcov, oznámiť tento incident do 72 hodín od zistenia.
• Právo na prenosnosť - Toto právo umožňuje jednotlivcovi požiadať prevádzkovateľa spracúvania o poskytnutie jeho osobných údajov v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Týmto spôsobom má jednotlivec právo prenášať tieto údaje do iného systému, bez prekážok zo strany prevádzkovateľa.

Ako získať súhlas každého jednotlivca?

Ako ste pochopili, osobné údaje sa nesmú získavať bez predchádzajúceho súhlasu jednotlivca. Aby ste vypadali čo najdôveryhodnejšie, poskytnite jasnú informáciu o účele a spôsobe spracúvania osobných údajov. Tieto informácie by mali byť jasné a zrozumiteľné. Čo na to využiť?  

• Kontaktný formulár – Použite zaškrtávacie políčko, kde sa osoby môžu rozhodnúť, či chcú alebo nechcú dostávať marketingové materiály.
• Newsletter stránka – Vytvorte špeciálnu stránku pre zápis do vášho newsletteru. Ako lákadlo, môžete na to využiť napríklad bezplatný e-book, akciové cenníky, alebo iné zaujímavé materiály pre vašich zákazníkov za ich e-mailový kontakt.

Čo ak máte e-maily z kontaktného formulára a nemáte súhlas?

Najlepšie je, ak na posielanie newsletteru myslíte už pri spustení vášho webu. Tým pádom odpadne riešenie získavania súhlasu osobitne. Ak máte už web a plánujete odosielať newsletter, urobte tieto zmeny na formulároch už teraz.

Ak však máte e-maily z kontaktného formulára, ale nemáte výslovný súhlas pre posielanie newsletteru, alebo iných marketingových materiálov vo forme e-mailu, mali by ste získať súhlas od každej osobitne. Môžete ich kontaktovať buď telefonicky, alebo jednotlivo e-mailom a vyžiadať ich súhlas. Avšak aj tu musí byť splnená podmienka, že váš telefonát, alebo e-mail je opodstatnený a je v záujme vášho zákazníka, aby ste ho kontaktovali.

Ako poslať e-maily, aby sa nedostali do priečinku SPAM?

Aby bolo zabezpečené, že vaše hromadné emaily dorazia do doručenej pošty a nie do spamu, je dôležité dodržiavať niekoľko pravidiel a odporúčaní:

Zaregistrujte si samostatnú doménu pre hromadné maily

V prvom kroku je dobré mať pre odosielanie samostatnú doménu. Napríklad máte názov domény v tvare mojnazov.sk, pre odosielanie emailov môžete zaregistrovať samostatnú doménu mojnazovmail.sk. Tým oddelíte váš hlavný komunikačný firemný e-mail od emailu, ktorý používate na hromadné odosielanie. Je to istá záruka vyhnúť sa čiernej listine a tak s vašimi existujúcimi zákazníkmi budete vedieť komunikovať cez vašu hlavnú doménu bez toho, aby vaše maily boli v spame.

Na doméne technicky zabezpečte autentifikačné protokoly

• SPF (Sender Policy Framework)  - Umožňuje prevádzkovateľom domén definovať, ktoré servery môžu posielať emaily v mene tejto domény. To znamená, že SPF pomáha zabrániť falšovaniu odosielateľovej adresy emailu (falošného "od" adresy), ktoré sa často používa v phishingových a spamových kampaniách. SPF teda zvyšuje dôveru v emailovú komunikáciu a znižuje riziko, že emaily budú označené ako spam alebo vylúčené z doručenia.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)  - je ďalší autentifikačný protokol, ktorý pomáha zabrániť nevyžiadanej pošte (spam) a phishingovým útokom. Protokol DKIM pridáva digitálny podpis do hlavičky emailovej správy, ktorý umožňuje overiť, že emailová správa bola odoslaná oprávneným odosielateľom a nebol upravený počas prenosu. V praxi to znamená, že prijímajúci emailový server môže overiť, že emailová správa bola skutočne odoslaná od daného odosielateľa a nebol upravený počas prenosu. Ak sa DKIM overenie nepodarí, email môže byť označený ako spam alebo vylúčený z doručenia.

Pri vytváraní emailu dbajte na základné pravidlá pri písaní

• Relevantný obsah – Tvorte a posielajte len zaujímavý a relevantný obsah pre vašu cieľovú skupinu.
• Predmet e-mailu - Použite zrozumiteľný a výstižný predmet e-mailu, aby ste získali pozornosť prijímateľa.
• Formátovanie - Dôležité je tiež dodržiavať formátovanie a používať štýlové prvky, ktoré vyzdvihnú kľúčové informácie.
• Personalizovanie - vaše emaily by mali byť personalizované, takže použite meno príjemcu a prispôsobte obsah správy ich potrebám. Pre personalizovanie hromadných emailov sú užitočné používanie emailového softvéru.
• Responzivita - Váš email by mal byť responzívny, čiže optimalizovaný pre mobilné zariadenia, pretože mnoho ľudí si svoju emailovú schránku kontrolovať na smartfónoch a tabletoch.
• Veľkosť obrázkov - ak používate obrázky vo svojom emaili, uistite sa, že ich veľkosť nie je príliš veľká, aby sa váš email načítal rýchlo.
• Možnosť odhlásenia - nezabudnite tiež na funkciu odhlásenia, aby si príjemcovia mohli kedykoľvek zrušiť odber vašich emailových správ.

Ako poslať hromadné maily?

Často ľudia posielajú hromadné emaily cez Outlook alebo priamo z emailovej schránky. Potom sa čudujú, že ich email zablokujú a dostanú sa na čiernu listinu. Preto osvedčený spôsob je použitie emailového softvéru, ktorý vám umožní zabezpečiť personalizované správy a posielať hromadné emaily. Tieto programy tiež umožňujú zvýšiť doručiteľnosť emailových správ a umožňujú pomocou štatistík kontrolovať či boli doručené, alebo nie.

Pokiaľ používate emailový softvér na odosielanie hromadných emailov, môžete si byť istí, že vaše emaily budú vo väčšej miere doručené bezpečne a spoľahlivo. Jeden z najpopulárnejších programov je Mailchimp. Tento softvér, resp. služba má vynikajúce funkcie, ktoré vám umožňujú personalizovať vaše správy, spravovať svojich príjemcov a monitorovať úspešnosť vašich kampaní.

Záver

Ak teda chcete odosielať hromadné emaily, musíte získať súhlas od prijímateľa, mať vypracované a dodržať ochranu osobných údajov. Súčasne je dôležité, aby ste sa snažili byť prispôsobiví a personalizovať vaše emaily podľa potrieb vašich zákazníkov. Ak budete dodržiavať tieto zásady, budete mať väčšiu šancu na úspešné emailové kampane a lepšiu interakciu s vašimi zákazníkmi.